Gestion de projet, comment l’optimiser ?

Par définition, la gestion de projet est l’ensemble des activités visant à organiser le bondéroulement d’un projet, pour en atteindre les objectifs en temps et en heures, en conformité aux exigences particulières. Cela couvre l’ensemble des outils, techniques et méthodes spécifiques aux différentes étapes du projet.

Nous avons établi 4 grandes étapes, qui constituent pour nous les étapes essentielles à mettre en place au cours de votre gestion de projet.

La première phase réside dans l’évaluation du projet, qui doit être effectuée par le chef de projet. Il faudra donc nommer une personne en charge de ce-dit projet. Il sera responsable de la réussite du projet, de l’atteinte des objectifs en respectant le délai et le budget annoncé.

À la fin de cette première étape, le chef de projet aura identifié un plan clair et précis. Il aura rassemblé les collaborateurs nécessaires à l’exécution du projet : le choix de votre équipe sera primordial, il faudra veiller à sa bonne cohésion. Vous devrez donc choisir soigneusement chaque membre, selon leurs connaissances et domaines de spécialisation. Cela vous permettra également de définir si vous devez externaliser certaines tâches, ou si vous êtes en capacité de réaliser le projet de A à Z en interne.

Afin de vous aider dans cette première phase, qui est décisive pour toutes les autres étapes à venir, nous ne pouvons que vous conseiller d’établir une carte mentale, plus couramment appelé « Mind Map ». Cet outil vous permet d’obtenir une vision globale du projet, afin de prendreen compte chaque détail.

Cela peut être un premier jet, pour clarifier tous les aspects qui vont entrer en jeu au sein du cycle de vie de votre projet.

La carte mentale permet de mettre en lien tous les facteurs : quels sont les objectifs ? Quelle solution allons-nous apporter et dans quelle mesure ? À quel(s) collaborateur(s) devons-nous faire appel ?

Cela permet également de mettre toutes les premières idées sur un support clair et organisé. Chaque idée à de l’importance, notez tout ce qui vous semble pertinent.

La seconde phase, va définir la feuille de route de votre projet.

Vous avez maintenant déterminé les objectifs et constitué votre équipe, vous devez maintenant décrire précisément l’ensemble des étapes pour atteindre les objectifs. Quelles tâches doivent être réalisées ? Dans quel ordre ?

L’élaboration d’un cahier des charges est essentielle, pour délimiter toutes les activités et leur ordre chronologique d’exécution. N’oubliez pas de communiquer avec votre équipe et les potentielles parties prenantes externes. Plus vous détaillerez votre cahier des charges, plus vous éliminez les risques de devoir revenir sur l’échéancier modélisé, car un objectif ne serait pas atteint.

Une fois le cahier des charges élaboré, vous pouvez déterminer clairement chacune des tâches et leurs caractéristiques :

• L’estimation de temps d’exécution de cette tâche ;
• La personne/l’équipe en mesure de réaliser cette activité ;
• Les tâches qui doivent être réalisées au préalable.

C’est ici qu’entre en jeu un outil formidable pour mener à bien votre projet : le diagramme de Gantt.

Le diagramme de Gantt, inventé par Henry Gantt en 1910, est une représentation des tâches d’un projet (barres horizontales) sur un graphique.

Il vous permettra de :

• Maîtriser l’agencement et l’enchaînement des tâches. Surtout quand certaines de ces dernières sont réalisées en parallèle ;
• Suivre l’avancée du projet, tout en anticipant les futures tâches à mener ;
• Connaître le délai de chaque étape, afin d’avoir une vision globale sur l’échéancier ;
• Estimer l’impact d’un retard sur l’exécution d’une tâche, que ce soit sur l’avancée des autres étapes, mais également sur la date de fin prévisionnelle du projet. Ce qui vous permettra de vous adapter rapidement.

Pour construire votre Gantt, vous devrez d’abord réaliser un tableau rassemblant l’ensemble des informations sur les tâches, comme suivant :

Maintenant que chaque tâche est définie, que l’on connaît sa durée d’exécution et la personne chargée de sa réalisation, il ne reste plus qu’à se mettre au travail !

Que vous soyez chargé de projets simples, comme de projets plus complexes, le bon suivi et l’optimisation de la communication entre toutes les parties seront les clés de la réussite de votre organisation.

Alors comment mettre en place LA bonne organisation ? Doit-on multiplier les réunions ? Travailler en binôme, trinôme ? Qui valide quoi ?

Nous ne pourrons que vous conseiller un outil de gestion spécialisé, vous permettant d’optimiser le suivi de chacun de vos projets, quelle que soit sa taille.

Il en existe de nombreux, disponibles en ligne, en voici quelques-uns, que nous avons pu tester au sein d’Innov’Data :

• Asana ;
• Monday ;
• Click Up.

Ce ne sont que quelques exemples parmi une multitude d’autres proposés sur ce marché, mais quel que soit votre choix, voici les avantages que vous pourrez retirer de ces outils :

• Une interface pour chaque projet : vous pouvez créer un espace pour chaque projet ou groupe de travail, personnalisez vos interfaces selon vos préférences et ce qui convient à chaque type de projet (kanban, liste, etc.) ;
• Créez l’ensemble des tâches constituant le projet : listez-les avec toutes les précisions nécessaires, affiliez-les à la personne chargée de leur exécution, notifiez l’estimation de temps de réalisation définie précédemment et suivez le temps réel de travail, ajoutez des pièces jointes, créez des discussions au sein même de cette tâche, commentez, facilitez la communication et le suivi de chaque tâche ;
• Triez vos tâches selon différents statuts (en cours, à planifier, à valider, à tester, etc.) et affiliez-leur des étiquettes/tags ;
• Créez en quelques clics un diagramme de Gantt, gardez un œil sur l’avancée globale.

L’équipe communique simplement et efficacement, les échanges sont conservés, le travail organisé et vous pouvez piloter le projet en optimisant votre temps !

Chez Innov’Data, nous travaillons avec l’outil Click’Up, qui nous permet, au quotidien, d’optimiser la gestion de nos projets clients, mais également de nos projets internes.

https://www.teamleader.fr

https://fr.wikipedia.org

https://www.usabilis.com.

https://www.manager-go.com/

Le projet est terminé, la version finale est livrée. Il subsiste une ultime étape, qui, au même titre que les précédentes, est d’une grande importance.

Vous devez maintenant dresser le bilan de ce projet, en reprenant l’ensemble des éléments de la gestion.

Vos objectifs ont-ils été atteints ? Recensez tous les risques que vous n’aviez pas envisagé lors de la planification du projet, mais que vous avez rencontré lors de l’exécution. Comment avez-vous contourné ces aléas ? Comment auriez-vous pu les éviter ?

Il faut apprendre de vos erreurs, mais il faut également mettre en lumière vos points forts ! Listez ce qui vous a semblé décisif dans le cycle de vie de ce projet, tous les points essentiels qui ont contribué à faire de ce projet une réussite : vous pourrez les mettre à nouveau à profit lors de vos prochains projets.

Faites le point avec votre équipe : il est important de récolter le ressenti de chacun, cela vous aidera à adapter votre gestion future. Quelles sont les idées de chacun pour améliorer le processus ? Est-ce que certains ont rencontré des problèmes particuliers lors de l’exécution du projet ? Est-ce que la communication entre chacune des parties était suffisante ?

Condensez ces informations pour connaître les points à améliorer et les process à conserver.

La gestion de projet est une discipline à part entière, elle doit être adaptée selon l’organisation et en constante évolution. N’ayez pas peur de tester de nouvelles méthodes de fonctionnement, afin de définir ce qui convient le mieux à votre organisation et à vos équipes.

Dans le cadre de projets clients, pensez à prendre en compte les retours de ces derniers. Le résultat final est important, mais la relation avec le client tout au long du projet l’est tout autant.