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Mener à bien un projet, quelle que soit sa taille ou le nombre de collaborateurs engagés dans ce dernier, nécessite une réelle organisation. Alors comment optimiser la gestion d’un projet, afin d’atteindre vos objectifs, dans les délais et ressources associés ?
Par définition, la gestion de projet est l’ensemble des activités visant à organiser le bondéroulement d’un projet, pour en atteindre les objectifs en temps et en heures, en conformité aux exigences particulières. Cela couvre l’ensemble des outils, techniques et méthodes spécifiques aux différentes étapes du projet.
Nous avons établi 4 grandes étapes, qui constituent pour nous les étapes essentielles à mettre en place au cours de votre gestion de projet.
La première phase réside dans l’évaluation du projet, qui doit être effectuée par le chef de projet. Il faudra donc nommer une personne en charge de ce-dit projet. Il sera responsable de la réussite du projet, de l’atteinte des objectifs en respectant le délai et le budget annoncé.
À la fin de cette première étape, le chef de projet aura identifié un plan clair et précis. Il aura rassemblé les collaborateurs nécessaires à l’exécution du projet : le choix de votre équipe sera primordial, il faudra veiller à sa bonne cohésion. Vous devrez donc choisir soigneusement chaque membre, selon leurs connaissances et domaines de spécialisation. Cela vous permettra également de définir si vous devez externaliser certaines tâches, ou si vous êtes en capacité de réaliser le projet de A à Z en interne.
Afin de vous aider dans cette première phase, qui est décisive pour toutes les autres étapes à venir, nous ne pouvons que vous conseiller d’établir une carte mentale, plus couramment appelé « Mind Map ». Cet outil vous permet d’obtenir une vision globale du projet, afin de prendreen compte chaque détail.
Cela peut être un premier jet, pour clarifier tous les aspects qui vont entrer en jeu au sein du cycle de vie de votre projet.
La carte mentale permet de mettre en lien tous les facteurs : quels sont les objectifs ? Quelle solution allons-nous apporter et dans quelle mesure ? À quel(s) collaborateur(s) devons-nous faire appel ?
Cela permet également de mettre toutes les premières idées sur un support clair et organisé. Chaque idée à de l’importance, notez tout ce qui vous semble pertinent.
N'oubliez pas ! Le plan de projet établi doit être validé par toutes les parties prenantes. Afin d’éviter des malentendus ou pertes de temps. N’hésitez donc pas à multiplier les brainstormings.
Vous souhaitez sortir de la gestion de projet dite « classique » en entreprise ? Intéressez-vous au Design Thinking, un modèle de conception basé sur l’innovation, la création, les idées, une méthode centrée sur l’humain. Cela permet de concevoir des produits et services innovants, en sortant des sentiers battus. Nous vous parlerons de cette approche au sein d’un futur article.
La seconde phase, va définir la feuille de route de votre projet.
Vous avez maintenant déterminé les objectifs et constitué votre équipe, vous devez maintenant décrire précisément l’ensemble des étapes pour atteindre les objectifs. Quelles tâches doivent être réalisées ? Dans quel ordre ?
L’élaboration d’un cahier des charges est essentielle, pour délimiter toutes les activités et leur ordre chronologique d’exécution. N’oubliez pas de communiquer avec votre équipe et les potentielles parties prenantes externes. Plus vous détaillerez votre cahier des charges, plus vous éliminez les risques de devoir revenir sur l’échéancier modélisé, car un objectif ne serait pas atteint.
Une fois le cahier des charges élaboré, vous pouvez déterminer clairement chacune des tâches et leurs caractéristiques :
C’est ici qu’entre en jeu un outil formidable pour mener à bien votre projet : le diagramme de Gantt.
Le diagramme de Gantt, inventé par Henry Gantt en 1910, est une représentation des tâches d’un projet (barres horizontales) sur un graphique.
Il vous permettra de :
Pour construire votre Gantt, vous devrez d’abord réaliser un tableau rassemblant l’ensemble des informations sur les tâches, comme suivant :
Une fois le tableau validé, vous pouvez construire votre diagramme de Gantt :
Vous avez maintenant une vision globale et concrète du projet. Déterminez la date de fin, livraison de ce projet. Vous connaissez maintenant la date précise où le projet doit être lancé, pour respecter les délais définis au départ.
En cas de retard sur une tâche, vous êtes en capacité de connaître rapidement l’impact sur l’ensemble du projet, pour définir les nouveaux délais et piloter au mieux votre équipe.
Dans le cadre d’un projet client, vous êtes en mesure de fournir à vos clients un calendrier précis et de déterminer les différentes étapes clés, nécessitant une validation de ces derniers.
Une fois le tableau validé, vous pouvez construire votre diagramme de Gantt :
Vous avez maintenant une vision globale et concrète du projet. Déterminez la date de fin, livraison de ce projet. Vous connaissez maintenant la date précise où le projet doit être lancé, pour respecter les délais définis au départ.
En cas de retard sur une tâche, vous êtes en capacité de connaître rapidement l’impact sur l’ensemble du projet, pour définir les nouveaux délais et piloter au mieux votre équipe.
Dans le cadre d’un projet client, vous êtes en mesure de fournir à vos clients un calendrier précis et de déterminer les différentes étapes clés, nécessitant une validation de ces derniers.
Maintenant que chaque tâche est définie, que l’on connaît sa durée d’exécution et la personne chargée de sa réalisation, il ne reste plus qu’à se mettre au travail !
Que vous soyez chargé de projets simples, comme de projets plus complexes, le bon suivi et l’optimisation de la communication entre toutes les parties seront les clés de la réussite de votre organisation.
Alors comment mettre en place LA bonne organisation ? Doit-on multiplier les réunions ? Travailler en binôme, trinôme ? Qui valide quoi ?
Nous ne pourrons que vous conseiller un outil de gestion spécialisé, vous permettant d’optimiser le suivi de chacun de vos projets, quelle que soit sa taille.
Il en existe de nombreux, disponibles en ligne, en voici quelques-uns, que nous avons pu tester au sein d’Innov’Data :
Ce ne sont que quelques exemples parmi une multitude d’autres proposés sur ce marché, mais quel que soit votre choix, voici les avantages que vous pourrez retirer de ces outils :
L’équipe communique simplement et efficacement, les échanges sont conservés, le travail organisé et vous pouvez piloter le projet en optimisant votre temps !
Chez Innov’Data, nous travaillons avec l’outil Click’Up, qui nous permet, au quotidien, d’optimiser la gestion de nos projets clients, mais également de nos projets internes.
Le projet est terminé, la version finale est livrée. Il subsiste une ultime étape, qui, au même titre que les précédentes, est d’une grande importance.
Vous devez maintenant dresser le bilan de ce projet, en reprenant l’ensemble des éléments de la gestion.
Vos objectifs ont-ils été atteints ? Recensez tous les risques que vous n’aviez pas envisagé lors de la planification du projet, mais que vous avez rencontré lors de l’exécution. Comment avez-vous contourné ces aléas ? Comment auriez-vous pu les éviter ?
Il faut apprendre de vos erreurs, mais il faut également mettre en lumière vos points forts ! Listez ce qui vous a semblé décisif dans le cycle de vie de ce projet, tous les points essentiels qui ont contribué à faire de ce projet une réussite : vous pourrez les mettre à nouveau à profit lors de vos prochains projets.
Faites le point avec votre équipe : il est important de récolter le ressenti de chacun, cela vous aidera à adapter votre gestion future. Quelles sont les idées de chacun pour améliorer le processus ? Est-ce que certains ont rencontré des problèmes particuliers lors de l’exécution du projet ? Est-ce que la communication entre chacune des parties était suffisante ?
Condensez ces informations pour connaître les points à améliorer et les process à conserver.
La gestion de projet est une discipline à part entière, elle doit être adaptée selon l’organisation et en constante évolution. N’ayez pas peur de tester de nouvelles méthodes de fonctionnement, afin de définir ce qui convient le mieux à votre organisation et à vos équipes.
Dans le cadre de projets clients, pensez à prendre en compte les retours de ces derniers. Le résultat final est important, mais la relation avec le client tout au long du projet l’est tout autant.
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